Das sind die Funktionen von The Finance Lead, die es heute gibt. Jeder Abschnitt erklärt, was die Funktion macht, welche Daten sie speichert, und zeigt ein konkretes Beispiel. Die App selbst ist derzeit auf Englisch, deshalb nennen wir Bereiche wie "My tasks" mit ihrem englischen Namen.
Eine Vorlage ist die wiederverwendbare Aufgabenliste für einen Abschluss. Jede Aufgabe hat einen Titel, optional eine Beschreibung, einen Ersteller, einen Prüfer, eine Frist in Arbeitstagen ab Periodenende und eine Regel, welchen Nachweis sie braucht.
Gespeichert werden der Name der Vorlage, der monatliche oder quartalsweise Rhythmus und pro Aufgabe die beteiligten Personen, der Fristversatz, die Nachweisregel und die Reihenfolge.
Beispiel: Die Aufgabe "Kontoauszüge aller Bankkonten" ist 2 Arbeitstage nach Monatsende fällig, wird von Sarah erstellt, von Mike geprüft und verlangt einen Link.
Wenn du eine Periode wie September 2026 öffnest, kopiert die App jede Vorlagenaufgabe in die Periode und berechnet die Frist. Wochenenden werden übersprungen.
Gespeichert wird eine Periode pro Vorlage, Monat und Jahr sowie je Vorlagenaufgabe eine Aufgabe mit eigener Frist, eigenem Status und zugewiesenen Personen.
Beispiel: Eine Aufgabe mit 5 Arbeitstagen Versatz in einer Periode, die am Mittwoch, 30. September endet, ist am folgenden Mittwoch, 7. Oktober fällig.
Jeder Ersteller sieht die ihm zugewiesenen Aufgaben über alle Perioden hinweg und kann nach Status filtern. Überfällige Fristen erscheinen rot, damit nichts unten in einer Tabelle verschwindet.
Zeigt Aufgabentitel, Periode, Frist und Status für die angemeldete Person.
Beispiel: Alex öffnet "My tasks", sieht zwei überfällige Punkte zur Erlösabgrenzung und reicht beide mit einem Link ein.
Ein Ersteller belegt eine Aufgabe, indem er den Link zum Dokument in deinem eigenen Speicher einfügt oder eine kurze Notiz schreibt. Die App hostet keine Dateien, deshalb bleiben die Originalbelege dort, wo dein Team sie ohnehin ablegt.
Gespeichert werden der Linktext oder die Notiz, die einreichende Person und der Zeitpunkt. Datei-Uploads werden nicht gespeichert.
Beispiel: Der Nachweis für die Bankabstimmung ist ein Link auf den freigegebenen Ordner mit den unterschriebenen PDF-Kontoauszügen.
Ein Ersteller reicht eine Aufgabe zur Prüfung ein. Der Prüfer gibt sie frei oder schickt sie mit Kommentar zurück. Ist die Funktionstrennung aktiv, verhindert eine Regel in der Datenbank, dass jemand eine Aufgabe freigibt, die er selbst erstellt hat.
Gespeichert werden jede Einreichung, Freigabe und Änderungsanforderung mit Person, Zeitpunkt und Kommentar.
Beispiel: Mike fordert bei "Belege zu den Abgrenzungen" Änderungen an, weil eine Rechnung fehlt. Die Aufgabe geht als "Wieder geöffnet" an Sarah zurück.
Die Übersicht zählt freigegebene, laufende, überfällige und wieder geöffnete Aufgaben der aktuellen Periode und zeigt, welche Aufgaben den Abschluss blockieren. Die Anzeige "Abschluss bereit" springt erst an, wenn jede eingerichtete Aufgabe freigegeben ist.
Rechnet aus den Aufgaben und Nachweisen, die bereits in deinem Workspace liegen. Dein Hauptbuch liest sie nicht.
Beispiel: 11 von 18 Aufgaben freigegeben, 2 Aufgaben ohne verlangten Nachweis, 1 Aufgabe wartet auf Prüfung.
Jede Einreichung, Freigabe und Änderungsanforderung steht in einem Protokoll, das du nach Prüfungsereignissen und Audit-Ereignissen filtern kannst. So zeigst du einem Prüfer, wer wann was freigegeben hat.
Gespeichert werden handelnde Person, Aktion, betroffene Aufgabe und Zeitstempel. Einträge lassen sich in der App nicht bearbeiten.
Beispiel: "Mike Johnson hat Nachweise zum Lohnjournal am 2. Oktober um 10:14 Uhr freigegeben."
Inhaber und Admins laden Kolleginnen und Kollegen als Admin oder Mitglied ein. Die App erzeugt einen Einladungslink, den du kopierst und selbst verschickst, denn sie versendet keine Einladungs-E-Mails. Der Team-Tarif umfasst bis zu 8 Mitglieder.
Gespeichert werden die eingeladene E-Mail-Adresse, die Rolle und der Status der Einladung.
Beispiel: Du lädst einen Prüfer als Mitglied ein, kopierst den Link und schickst ihn im Team-Chat.
Der Plus-Tarif enthält einen MCP-Server, über den Claude Code, Cursor und andere MCP-Clients Abschlussperioden, Aufgabenstatus und Blocker lesen können. Freigeben, bearbeiten oder löschen kann er nichts.
Gespeichert werden ein Hash jedes Workspace-Tokens, ein Name und der Zeitpunkt der letzten Nutzung. Das Token selbst wird nur einmal angezeigt.
Beispiel: Du fragst deinen Assistenten, welche Aufgaben den Septemberabschluss noch blockieren, und er listet sie aus deinem Workspace auf.
Anleitung zur MCP-Einrichtung lesen